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Bestellabwicklung

1a) Bestellungen f√ľr Produkte, die geliefert werden

Beim Bestellen steht bei jedem Produkt der jeweilige n√§chste Abholtag in der Produktbeschreibung. Da innerhalb einer Bestellung Produkte mit verschiedenen Abholtagen bestellt werden k√∂nnen, werden die Produkte im Warenkorb √ľbersichtlich nach Abholtagen gruppiert dargestellt.

1b) Lagerprodukte bestellen mit der Sofort-Bestellung

Werden Lagerprodukte mit der w√∂chentlichen Bestellung mitbestellt, erscheinen sie wie gewohnt am Abholtag (meistens Freitag) in der Liste mit den Bestellungen. Sollte man au√üerhalb des w√∂chentlichen Abholtages im Lager ein Produkt mitnehmen, so muss daf√ľr eine Sofort-Bestellung get√§tigt werden. Dabei wird der Abholtag immer auf den aktuellen Tag gesetzt und das Lagerprodukt scheint so nicht auf der Liste der w√∂chentlich bestellten Produkt auf.

Bei Sofort-Bestellungen f√ľr Lagerprodukte wird der Hersteller nicht benachrichtigt, da ab sofort auch automatisch E-Mails an die Hersteller verschickt werden, sobald das Lager leer wird bzw. ist.

Hersteller-Einstellung: ‚ÄúSollen die Bestelllisten auch Lagerprodukte enthalten?‚ÄĚ


Bestellstatus nach Bestellung: Bestellung getätigt

2) Bestelllistenversand

  • Basis der Bestellungen, die in den Listen erscheinen, ist der Abholtag.

Bestellstatus nach Versenden der Bestelllisten: Bestellliste an Hersteller versendet

3) Abholung der Produkte

4) Rechnungsversand

  • Die Verrechnung passiert immer 1x im Monat - f√ľr alle Bestellungen mit Abholtag im Vormonat.
  • Der Tag des Rechnungsversandes kann unter Einstellungen / Homepage-Verwaltung / Cronjobs (Tab oben) ge√§ndert werden. Der Standard-Wert ist der 11.

Bestellstatus nach Versenden der Rechnungen: verrechnet

5) Wöchentliche Lieferrhythmen, Sammelbestellungen und Lagerprodukte

Die w√∂chentlichen Lieferrhythmen sind das Herzst√ľck der Software. Mit ihnen k√∂nnen die Bestellungen √ľber l√§ngere Zeitr√§ume gesammelt werden und die Hersteller bekommen die Bestelllisten automatisch vor dem Liefertag per E-Mail zugeschickt.

Im Admin-Bereich kann bei jedem Produkt aus folgenden Lieferrythmen auswählen:

  • w√∂chentlich
  • jede 2. / 4. Woche
  • jeden 1. / 2. / 3. / 4. / letzten Freitag im Monat
  • Sammelbestellung

Mehrere Produkte k√∂nnen mit dem H√§kchen ganz links markiert werden, dann auf den Button ‚ÄúLieferrhythmus f√ľr ausgew√§hlte Produkte bearbeiten‚ÄĚ klicken.

Der zweiw√∂chige Lieferrhythmus kann so eingestellt werden, dass die Produkte nur noch in der Woche vor der Lieferung bestellt werden k√∂nnen. In der anderen Woche sind bei aktivierter Einstellung die Produkte beim Bestellen zwar sichtbar, aber nicht bestellbar. Auch bei einem vorgezogenen Bestellschluss, kann nur mehr in der Woche vor der Lieferung bestellt werden (gilt f√ľr ein- und zweiw√∂chig). Alle anderen Lieferrhythmen sind von der neuen Einstellung nicht betroffen. Die Einstellung lautet: Bestellungen beim ein- und zweiw√∂chigen Lieferhythmus sind nur in der Woche vor der Lieferung m√∂glich.

5a) Wöchentliche Lieferrhythmen

Vorgezogener Bestellschluss

Manche Produkte ben√∂tigen eine l√§ngere Herstellung / Vorbereitung. Unter Bestellschluss kann individuell f√ľr jedes Produkt eingestellt werden, bis zu welchem Wochentag es bestellt werden kann. So kann z.B. ‚ÄúSonntag Mitternacht‚ÄĚ oder ‚ÄúMontag Mitternacht‚ÄĚ statt ‚ÄúDienstag Mitternacht‚ÄĚ angeben werden. Die Bestelllisten werden automatisch am Tag darauf versendet und wer das Produkt am Dienstag (nach Bestellschluss) bestellen m√∂chte, der kann das ebenfalls tun. Allerdings wird dann als Liefertag ‚ÄúFreitag in einer Woche‚ÄĚ ausgew√§hlt. Beim Einkaufen wird der ge√§nderte Bestellschluss automatisch fett angezeigt, damit alles klar und verst√§ndlich bleibt.

Bestellungen k√∂nnen - je nach Lieferrhythmus - teilweise schon einige Wochen vor dem eigentlichen Abholtag get√§tigt werden. Damit die Mitglieder nicht vergessen, wann welche Produkte abzuholen sind, finden sie unterhalb des Warenkorbs rechts einen Hinweis ‚ÄúBereits bestellte Produkte‚ÄĚ. Zus√§tzlich wird jeden Montag eine Erinnerung an jene Mitglieder verschickt, die bereits Produkte vorbestellt haben (f√ľr Produkte, deren Abholtag und Bestelltag mindestens 7 Tage auseinander liegen).

  • Tag und Uhrzeit der Abhol-Erinnerung kann unter Einstellungen / Homepage-Verwaltung / Cronjobs (Tab oben) ge√§ndert werden. Der Standard-Wert ist Montag 9:00 Uhr.

5b) Sammelbestellungen

Bei der Auswahl eines einmaligen, individuellen Lieferdatums wird das Produkt bis zum eingestellten Datum Bestellbar bis im Shop angezeigt und danach automatisch ausgeblendet. Der Liefertag ist ebenfalls individuell einstellbar.

Bestelllisten versenden am (kann leer gelassen werden) versendet die Bestellliste der Sammelbestellung automatisch am entsprechen Tag. Dieser Tag kann vom Standard-Bestelllisten-Versandtag (meistens Mittwoch) abweichen.

Hier findest du mehr Details zu Sammelbestellungen.

5c) Lagerprodukte

F√ľr Lagerprodukte gilt immer der ‚Äúw√∂chentliche‚ÄĚ Lieferrhythmus, dieser ist nicht √§nderbar.

Lieferpause f√ľr die alle Hersteller

Eine Lieferpause f√ľr alle Hersteller der Foodcoop (z.B. Feiertag) kann bequem im Vorhinein in den Einstellungen angegeben werden. √úber die Sofort-Bestellung kann auch w√§hrend einer Lieferpause bestellt werden.

6) Diverses

6a) Geschenkekisterl

Manche Initiativen m√∂chten gerne vorgepackte Geschenkekisterl mit Produkten von unterschiedlichen Herstellern anbieten. Die Software bietet hierzu leider keine extra daf√ľr vorgesehene Funktion. Mit den Kategorien schafft man es zumindest, die Produkte ‚Äúkisterlsweise‚ÄĚ zusammenzufassen.

  • Neue Hauptkategie ‚ÄúGeschenkekisterl‚ÄĚ anlegen, mit beliebig vielen Unterkategorien (z.B. ‚ÄúWeihnachtskisterl A‚ÄĚ, ‚ÄúWeihnachtskisterl B.‚ÄĚ,‚Ķ), dann die Produkte entsprechend zuweisen.
  • Weiters in dieser Kategorie ein Produkt ‚ÄúWeihnachtskisterl A‚ÄĚ (dem Foodcoop-Hersteller zugewiesen) anlegen, das das Mitglied dann mitkaufen muss. Dann wei√ü man beim Abholen, dass die Produkte in das Geschenkekistler geh√∂ren und man kann auch noch f√ľr das Kisterl selbst bepreisen (kostet ja auch was).
  • Wenn ein Mitglied jetzt das Kisterl kaufen m√∂chte, muss es einfach alle Produkte dieser Kategorie (inkl. Kisterl) kaufen.
  • Wenn man so vorgeht, muss man keinerlei Anpassungen f√ľr die Rechnungen an die Hersteller machen, da jedes Produkt ja einzeln bei den Herstellern gekauft wurde.