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Leitfaden für Sammelbestellungen

Hersteller erstellen / aktivieren

Achtung: Unter Umständen sind die Produkte nach der Aktivierung sofort bestellbar, wenn sie noch den Lieferrhythmus “wöchentlich” eingestellt haben. Daher am Besten einen Tag verwenden, an dem nicht viel bestellt wird, dann ist’s nicht so schlimm falls was fälschlicherweise kurz bestellbar ist.

In den Hersteller-Einstellungen kontrollieren, ob das Hakerl bei “Optimiert für Sammelbestellungen” gesetzt ist.

Produkte bearbeiten

Im Feld “Kurze Beschreibung” sind evtl. noch alte Infos über Liefertag, Bestellschluss oder ähnliches vorhanden. Diese löschen - es werden automatisch die Werte, die beim Lieferrhythmus eingetragen werden, angezeigt.

Einstellen von Bestellschluss, Bestelllisten-Versand und Lieferdatum

Wird hier erklärt (Punkt 5b): Bestellabwicklung

Verlängern der Bestelldauer

Das Feld “Bestellbar bis” auf das gewünschte Datum ändern.

Verlängern des Liefertages

Das Feld “Liefertag” auf das gewüschte Datum ändern und dann unter “Bestellungen” nach dem alten Liefertag (=Abholtag) und dem Hersteller filtern, alle bestellten Produkte anhaken und unten auf Abholtag ändern klicken. Den neuen Liefertag hier eintragen und eine kurze Beschreibung dazu (alle Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt).

Ändern der Bestellungen: Stornierung, Anzahl vermindern

Falls nach Ablauf des Bestellschlusses Änderungen notwendig sind, so kann das unter “Bestellungen” - Filter nach Abholtag und Hersteller - gruppiert nach… erledigt werden (wie beim Abholen der Produkte)

Nachbuchen für anderes Mitglied über die Sofort-Bestellung

Soll ein Produkt über die Sofort-Bestellung für jemand anders nachgebucht werden, muss es zuerst wieder bestellbar gemacht werden. Dazu das Feld “Bestellbar bis” ändern und nach der Sofort-Bestellung wieder zurückändern. Das sollte möglichst an einem Tag passieren, an dem erfahrungsgemäß wenig bestellt wird. Nach der Sofort-Bestellung muss noch der Abholtag (wie unter Punkt 3) beschrieben geändert werden, so dass alle Produkte der Sammelbestellung den gleichen Abholtag haben. Der Liefertag, an dem Sofort-Bestellungen zu finden sind, ist immer der aktuelle Tag (im Feld “Abholtag” eintragen, dann sieht man die Produkte).

Bestellliste manuell generieren und versenden

Sind alle Nachbuchungen fertig, kann man im Admin-Berich unter “Hersteller” oben bei beiden Datums-Feldern den Liefertag eintragen und in der Zeile des gewünschten Herstellers auf “Bestellliste prüfen” - Mitglied oder Produkt klicken. Normalerweise ist die nach Produkt gruppierte Liste für den Hersteller (muss ihm per E-Mail geschickt werden) - die nach Mitglied gruppierte Liste sollte ausgedruckt werden und beim Abholen von den Mitgliedern abgehakt werden.

Bestellliste automatisch versenden

Falls keine Nachbuchungen und Sofort-Bestellungen notwendig sind (z.B. eine Sammelbestellung ohne zu erreichende Verpackungseinheiten), kann im Feld “Bestellliste versenden am” auch ein Datum eingestellt werden. Die Software versendet die zwei Bestelllisten (gruppiert nach Produkt und gruppiert nach Mitglied) dann automatisch in der Früh an den Hersteller.

Rechnung

Wichtig: Sollte der Hersteller die Rechnung selbst stellen, muss diese “An alle Mitglieder des Vereins XXX” gestellt werden. Nach Abschluss der Sammelbestellung müssen eventuelle Lieferkosten noch auf alle Mitglieder aufgeteilt werden (Preise ändern). Die Summe der Preise der Sammelbestellung im System (Filter auf Liefertag + Hersteller) muss exakt gleich sein mit der Summe der Rechnung des Herstellers!

Artikel werden verspätet geliefert

Unter Bestellungen betroffene Artikel markieren und dann Abholtag ändern. Eine E-Mail mit Begründung wird an die betroffenen Mitglieder versandt.

Gutes Gelingen :-)