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Wichtige Infos zum Gelingen eurer Foodcoop

Die Software ĂĽbernimmt zwar sehr viele Aufgaben im Foodcoop-Alltag, dennoch mĂĽssen zum nachhaltigen Gelingen eurer Initiative folgende Aufgaben von Menschen erledigt werden:

Pfand

  • Im Modul “Finanzberichte” befindet sich der Reiter “Pfand”. Hier werden alle Pfand-Eintragungen aufgelistet, die mindestens 1x im Jahr auf grobe Fehler ĂĽberprĂĽft werden sollten. Z.B. kann die Summe mit der Summe der insgesamt bestellten Produkte mit Pfand verglichen werden (Bestellungen, mehrere Abholtage / Zeitraum auswählen / Gruppierung nach Hersteller). Die beiden Summen sollten in etwa gleich sein.

  • Ebenfalls im Modul “Finanzberichte”: Zumindest einmal jährlich einen Blick auf den Reiter “Pfand-Ăśbersicht” werfen. Hier seht ihr unter anderem, wie viel Geld von den gesamten Mitglieder-Guthaben fĂĽr Pfand vorgesehen ist und wie hoch alle offenen Pfand-Forderungen sind. (FĂĽr Superadmins, unter Finanzberichte und dann rechts oben auf “Pfand-Saldo” klicken.)

  • Pfand: Pfand-RĂĽckgaben fĂĽr Mitglieder und Pfand-RĂĽcknahme fĂĽr Hersteller eintragen (und evtl. Ausgleichszahlungen tätigen und eintragen). Siehe Pfand.

  • Wer (immer noch) mit dem Guthaben-System mit selbstständiger Aufladung arbeitet: Damit Fehler beim Aufladen des Guthabens frĂĽhzeit erkannt werden, sollten die ins System eingetragenen Aufladungen regelmäßig mit dem Kontostand verglichen werden. Dazu hilft das Modul “Finanzberichte” (fĂĽr Superadmins). Ziel sollte es sein, dass am Jahresende alle Zahlungen mit einem grĂĽnen Häkchen versehen sind. Empfehlung: Umstellung auf das Guthaben-System mit automatischem Kontoabgleich.

Lieferpausen

  • Lieferpausen der Foodcoop (z.B. bei Feiertagen) rechtzeitig eintragen, damit keine Bestellungen getätigt werden können, die später wieder storniert werden mĂĽssen.

Datenschutz

  • Zumindest einmal im Jahr alte E-Mails, die als BCC an die Backup-Mail-Adresse versendet wurden, löschen.

  • Regelmäßig inaktive Mitglieder löschen (und nicht nur deaktivieren).

  • ĂśberprĂĽfen, ob nur nur jene Hersteller personenbezogene Mitglieder-Daten (Vorname, Nachname, E-Mail, usw.) einsehen können, die das auch benötigen. Das kann in den Hersteller-Einstellungen geändert werden.