Leitfaden für Sammelbestellungen
Unter "Sammelbestellung" werden hier Bestellungen verstanden, die über einen frei definierten Zeitraum gesammelt werden. Meistens sind das zwei bis drei Wochen. Z.B. Olivenöl aus Griechenland.
Hersteller erstellen / konfigurieren
Unter Umständen sind die Produkte nach der Aktivierung sofort bestellbar, wenn sie noch den Lieferrhythmus "wöchentlich" eingestellt haben. Daher am Besten beim Anlegen der Produkte einen Tag verwenden, an dem nicht viel bestellt wird.
Bei den Hersteller-Optionen unter "Benachrichtigungen" müssen meistens alle Häkchen entfernt werden.
Produkte bearbeiten
Im Feld "Kurze Beschreibung" sind evtl. noch alte Infos über Liefertag, Bestellschluss oder ähnliches vorhanden. Diese löschen - es werden automatisch die Werte, die beim Lieferrhythmus eingetragen werden, angezeigt.
Einstellen von Bestellschluss, Bestelllisten-Versand und Lieferdatum
Siehe Bestellabwicklung (Punkt 5b)
Verlängern der Bestelldauer
Das Feld "Bestellbar bis" auf das gewünschte Datum ändern.
Verlängern des Liefertages
Das Feld "Liefertag" auf das gewüschte Datum ändern und dann unter "Bestellungen" nach dem alten Liefertag (=Abholtag) und dem Hersteller filtern, alle bestellten Produkte anhaken und unten auf Abholtag ändern klicken. Den neuen Liefertag hier eintragen und eine kurze Beschreibung dazu (alle Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt).
Ändern der Bestellungen: Stornierung, Anzahl vermindern
Falls nach Ablauf des Bestellschlusses Änderungen notwendig sind, so kann das unter "Bestellungen" - Filter nach Abholtag und Hersteller - gruppiert nach... erledigt werden (wie beim Abholen der Produkte)
Beim Ändern des Preises im Produkt-Admin gibt es eine neue Option: "Preise von noch nicht verrechneten Bestellungen mit anpassen?" Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Preise der Bestellungen, die noch nicht verrechnet wurden, automatisch angepasst. Auch der Grundpreis wird hierbei geändert.
Nachbuchen für anderes Mitglied über die Sofort-Bestellung
Soll ein Produkt über die Sofort-Bestellung für jemand anders nachgebucht werden, muss es zuerst wieder bestellbar gemacht werden. Dazu das Feld "Bestellbar bis" ändern und nach der Sofort-Bestellung wieder zurückändern. Das sollte möglichst an einem Tag passieren, an dem erfahrungsgemäß wenig bestellt wird. Nach der Sofort-Bestellung muss noch der Abholtag (wie unter Punkt 3) beschrieben geändert werden, so dass alle Produkte der Sammelbestellung den gleichen Abholtag haben. Der Liefertag, an dem Sofort-Bestellungen zu finden sind, ist immer der aktuelle Tag (im Feld "Abholtag" eintragen, dann sieht man die Produkte).
Bestellliste manuell generieren und versenden*
Sind alle Nachbuchungen fertig, kann man im Admin-Berich unter "Hersteller" oben bei beiden Datums-Feldern den Liefertag eintragen und in der Zeile des gewünschten Herstellers auf "Bestellliste prüfen" - Mitglied oder Produkt klicken. Normalerweise ist die nach Produkt gruppierte Liste für den Hersteller (muss ihm per E-Mail geschickt werden) - die nach Mitglied gruppierte Liste sollte ausgedruckt werden und beim Abholen von den Mitgliedern abgehakt werden.
Bestellliste automatisch versenden
Falls keine Nachbuchungen und Sofort-Bestellungen notwendig sind (z.B. eine Sammelbestellung ohne zu erreichende Verpackungseinheiten), kann im Feld "Bestellliste versenden am" auch ein Datum eingestellt werden. Die Software versendet die zwei Bestelllisten (gruppiert nach Produkt und gruppiert nach Mitglied) dann automatisch in der Früh an den Hersteller.
Rechnung
Sollte der Hersteller die Rechnung selbst stellen, muss diese "An alle Mitglieder des Vereins XXX" gestellt werden.
Nach Abschluss der Sammelbestellung müssen eventuelle Lieferkosten noch auf alle Mitglieder aufgeteilt werden (Preise ändern). Die Summe der Preise der Sammelbestellung im System (Filter auf Liefertag + Hersteller) muss exakt gleich sein mit der Summe der Rechnung des Herstellers!
Artikel werden verspätet geliefert
Unter Bestellungen betroffene Artikel markieren und dann Abholtag ändern. Eine E-Mail mit Begründung wird an die betroffenen Mitglieder versandt.