Hersteller
Hersteller anlegen
Admins und Superadmins können im Admin-Bereich Hersteller neu anlegen: Hersteller - oben rechts Neuen Hersteller erstellen
- Als Admin abmelden
- Dann auf "Anmelden" und "Passwort vergessen" klicken
- In das Feld die E-Mail-Adresse des Herstellers eintragen und auf "Senden" klicken.
- Der Hersteller bekommt das Passwort dann an seine Adresse zugeschickt.
Hersteller-Einstellungen
In der Hersteller-Übersicht befindet sich weit rechts ein Symbol mit einem Zahnrad - hier können die folgenden Einstellungen für die Hersteller geändert werden. Die meisten davon können auch vom Hersteller selbst geändert werden.
Lieferpause
Einfach die Abholtage, an denen nicht geliefert werden kann, aus dem Dropdown auswählen. Falls an einem Abholtag bereits Bestellungen vorliegen, kommt eine Fehlermeldung und es müssen die Bestellungen vor dem Speichern zuerst storniert werden.
Benachrichtigungen
Viele automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail können für jeden Hersteller einzeln aktiviert bzw. deaktiviert werden, sodass die E-Mail-Flut so gut es geht eingedämmt wird.
Sonstige Einstellungen
Variabler Mitgliedsbeitrag
Diese Einstellung sieht man nur, wenn das Modul global aktiviert ist. Herstellern wird der eingetragene Prozentsatz von der Rechnung abgezogen, das heißt, die Preise müssen dementsprechend höher im System eigegeben sein.
Welcher Betrag muss überwiesen werden? Der Betrag, bei dem der variable Mitgliedsbeitrag schon abgezogen ist, steht in der Tabelle unter "Aktivitäten". Der Link dazu wird an den Finanzverantwortlichen versendet. Alternativ kann man den Filter bei "Aktivitäten" auf "Rechnung versendet" stellen (Datumsbereich ggfs. anpassen).
Variablen Mitgliedsbeitrag ändern: Möchtest du den variablen Mitgliedsbeitrag für einen Hersteller ändern, so kann das immer nur an einem ersten des Monats erfolgen. Gleichzeitig müssen die Preise der Produkte angepasst werden. Die Preise von beriets getätigten Bestellungen vom Vormonat, deren Abholtag im aktuellen Monat liegt, müssen ebenfalls angepasst werden.
Diese Einstellung kann vom Hersteller selbst nicht eingesehen bzw. geändert werden.
Voreingestellter Steuersatz für neue Produkte
Falls z. B. ein Hersteller gar nicht umsatzsteuerpflichtig ist, kann sein voreingestellter Steuersatz auf 0% geändert werden. Alle neu angelegten Produkte haben dann automatisch 0% eingestellt. Das verringert das Fehlerpotenzial und Arbeit für den Hersteller.
Ansprechperson
Ist einem Hersteller eine Ansprechperson zugeordnet, hat dieser Zugriff auf Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des entsprechenden Mitglieds.
Diese Einstellung kann vom Hersteller selbst nicht geändert werden.
Rechnungen
Die Software FoodCoopShop verschickt automatisch 1x im Monat die im Namen der Hersteller generierten Rechnungen (außer, der Hersteller hat dies in seinen Einstellungen deaktiviert). Auf den Rechnungen ist vermerkt, dass die jeweilige Foodcoop nur Vermittler ist und nicht Verkäufer ("vermittelt für").
Der Tag des Rechnungsversandes kann unter Einstellungen / Homepage-Verwaltung / Cronjobs (Tab oben) geändert werden. Der Standard-Wert ist der 11.
Diese Rechnungen beinhalten eine Übersicht aller gelieferten Produkte des Vormonats und eine Detailauflistung der Einzelbestellungen. So wird lückenlos dokumentiert, welches Mitglied wann welches Produkt bestellt hat. Für die betreibende Foodcoop ist das eine Dokumentation ihrer Vermittlungstätigkeit, die Hersteller können die Rechnung in ihre Buchhaltung geben, alle notwendigen Formvorschriften sind berücksichtigt (USt., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum usw.).
Sollte die Foodcoop einen variablen Mitgliedsbeitrag verrechnen, so ist dieser auf der Rechnung extra ausgewiesen und wird automatisch abgezogen.
Demo-Rechnungen: Rechnung ohne variablem Mitgliedsbeitrag / Rechnung mit variablem Mitgliedsbeitrag ansehen.
- Die Grundlage für die Verrechnung ist der Liefer- bzw. Abholtag.
- Vergangene Rechnungen können von Admins bzw. Superadmins im Admin-Bereich unter "Aktiviäten" heruntergeladen werden. Den Aktivitäten-Filter oben auf "Cronjob: Rechnungen verschickt" stellen und ggfs. den Datumsbereich anpassen. Auf den Pfeil rechts klicken um die Rechnung herunterzuladen.
- Rundungsdifferenzen: Die Software rundet die Bruttopreise immer pro bestellter Einheit (auf zwei Kommastellen) und summiert danach die Bruttopreise, um die Gesamtsumme zu berechnen. Das kann zu minimalen Rundungsdifferenzen mit der internen Abrechnung der Hersteller führen, weil diese meistens alle Nettopreise aufsummieren, dann die USt. aufschlagen und danach die Brutosumme auf zwei Kommastellen runden. Da aber die Rechnungen an die Hersteller 1:1 mit dem Guthaben-System der Mitglieder übereinstimmen muss, kann für die Rechnungslegung der FCS-Rechnungen nur die erste Methode verwendet werden und man muss mit den minimalen Differenzen leben.
Datenschutz
Personenbezogene Mitglieder-Daten (Vorname, Nachname und E-Mail) sind standardmäßig für Hersteller systemweit anonymisiert. Falls die Hersteller diese Daten zur Auftragserfüllung (z.B. Beschriften von Verpackungen, personenbezogene Gewichtsanpassungen) benötigen, kann das in ihren Hersteller-Einstellungen geändert werden.
FAQ
Wie kann ein Hersteller Bestellungen tätigen? Er muss sich mit einer anderen E-Mail-Adresse ein zweites Konto anlegen.
Wie kann man einen Hersteller löschen? Das geht nicht. Man kann Hersteller nur deaktivieren. Dann scheint er aber nirgends mehr auf und er kann sich auch nicht mehr einlogggen.