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Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge sind für viele Foodcoops die einzige Einnahmequelle. Die Verwaltung bzw. Kontrolle der Mitgliedsbeiträge kann jedoch recht schnell sehr zeitaufwändig werden. Dieser Leitfaden beschreibt, wie das vorhandene Guthaben-System auch für Mitgliedsbeiträge verwendet werden kann. Kontoeingänge müssen so nicht gesondert kontrolliert werden, sondern laufen - wie alle anderen Produkte auch - über die Bestellfunktion des FoodCoopShops. Es kann auch leicht ermittelt werden, wer den Mitgliedsbeitrag bereits bezahlt hat und wer nicht.**

Leitfaden​

  • Die eigene Foodcoop als Hersteller anlegen
  • Ein Produkt "Mitgliedsbeitrag 2020" anlegen; dieses kann z.B. 2 Varianten haben: 1 Jahr Single, 1 Jahr Familie. Empfehlung: Das Produkt im nächsten Jahr auf "Mitgliedsbeitrag 2021" umbenennen, das hält die Produktverwaltung schlank. Gefiltert wird ja nach dem Datum der Bestellung bzw. dem ensprechenden "Liefertag".
  • Den Mitgliedern mitteilen, dass dieses Produkt jedes Jahr z.B. bis Ende Februar bestellt werden muss.
  • Falls der Mitgliedsbeitrag bis dahin von einem Mitglied nicht bestellt wurde, wird er von einem Admin über die Sofort-Bestellung eingehoben (dieses Vorgehen bitte im Vorhinein an alle Mitglieder klar kommunzieren). Das erspart das mühsame Einfordern der für die Foodcoop wichtigen Einnahmen.
  • Die Foodcoop bekommt automatisch - wie alle anderen Hersteller auch - Rechnungen generiert und überweist sich jeden Monat selbst das Geld der Mitgliedsbeiträge vom Konto, auf dem die Guthaben-Einzahlungen landen auf das Vereinskonto.
  • Für neue Mitglieder, die später im Jahr einsteigen, gilt: Das Produkt normal bestellen, dann aber den Preis mit der Funktion "Preis ändern" im Nachhinein an die verbleibenden Monate des Kalenderjahres anpassen. Wichtig: Falls jemand z.B. im Oktober einsteigt, muss der Mitgliedsbeitrag auf den Betrag für drei Monate angepasst werden, damit alle Beiträge für ein Kalenderjahr auch im jeweiligen Kalenderjahr gebucht werden und sich nichts überschneidet. Sonst ist nicht rauszufinden, wie viele Einnahmen über Mitgliedsbeiträge der Verein im Kalenderjahr X hatte (Stichwort Jahresabchluss).

Wer hat den Mitgliedsbeitrag noch nicht bezahlt?

In den Einstellungen unter "Welche Produkte werden als Mitgliedsbeitrag verwendet?" das entsprechende Produkt / die entsprechenden Produkte auswählen. Sobald das erledigt ist, scheint in der Mitgliederliste rechts unter "Mitgliedsbeitrag" die Summe des vom jeweiligen Mitglied im ausgewählten Kalenderjahr gekauften Mitgliedsbeitrages auf. Ein Klick auf die Spaltenübersicht sortiert nach Mitgliedsbeitrag, so sieht man alle, die noch keinen bestellt haben.

Umsatzstatistik

Die in den Einstellungen ausgewählten Mitgliedsbeitrags-Produkte werden in der Umsatzstatistik nicht angezeigt, die Umsätze sind dadurch bereinigt.

Summe der Mitgliedsbeiträge pro Kalenderjahr Bestellungen / Mehrere Abholtage / 01.01. bis 31.12. des entsprechenden Jahres / Produkt-Filter auf Mitgliedsbeitrag / evtl. Gruppieren nach... auswählen (oder auch auf "Gruppieren nach Mitglied" belassen).